Datenschutzerklärung

Stand: 1. August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Syntico GmbH
Försterlingstraße 2
01259 Dresden, Deutschland
Geschäftsführer: Stefan Klöhn
Amtsgericht Dresden, HRB 38223
Telefon: +49 (0) 351 211 691 65
E-Mail: datenschutz@perfex-crm.de

„Perfex – Business Solution“ ist eine Marke der Syntico GmbH.

2. Ansprechpartner für den Datenschutz

Wir sind gesetzlich nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet.
Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie:

Stefan Klöhn
Syntico GmbH, Försterlingstraße 2, 01259 Dresden
E-Mail: datenschutz@perfex-crm.de

3. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist oder
Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen.

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und
keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Handelsrechtliche
Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB (sechs Jahre) und steuerrechtliche nach
§ 147 AO (zehn Jahre) bleiben unberührt.

4. Hosting dieser Website und der Kundeninstanzen

Diese Website und die für unsere Kunden bereitgestellten Perfex-Instanzen werden
auf dedizierten Servern betrieben, die wir bei der

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

angemietet haben. Die Server stehen in Rechenzentren in Deutschland. Eine
Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet im Rahmen des Hostings
nicht statt. Mit der Hetzner Online GmbH besteht ein Vertrag über die
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an
einem sicheren und leistungsfähigen Betrieb – sowie bei Kundeninstanzen
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.1 Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website erhebt der Server automatisch Daten, die Ihr Browser
übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite,
übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode, Referrer-URL, Browsertyp und -version
sowie Betriebssystem.

Zweck ist die sichere und störungsfreie Auslieferung der Website sowie die
Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles
werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht, sofern sie nicht zur
Beweissicherung bei einem konkreten Angriff benötigt werden.

5. Einwilligungsverwaltung (Borlabs Cookie)

Zur Einholung und Dokumentation Ihrer Einwilligungen setzen wir Borlabs Cookie ein
(Anbieter: Borlabs GmbH, Hamburger Str. 11, 22083 Hamburg, Deutschland).

Verarbeitet werden: Ihre Einwilligungs- und Widerrufsentscheidungen, Zeitpunkt,
Browser- und Geräteinformationen sowie eine anonymisierte IP-Adresse. Diese Daten
werden lokal in Ihrem Browser und auf unserem Server gespeichert, um die
Einwilligung nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit unserer
Nachweispflicht sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherdauer beträgt
drei Jahre; das Einwilligungs-Cookie in Ihrem Browser läuft nach einem Jahr ab.
Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über den Link
„Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern.

6. Schriften und Symbole

Alle auf dieser Website verwendeten Schriftarten und Symbolsätze werden
ausschließlich von unserem eigenen Server geladen. Eine
Verbindung zu Google Fonts, zu Content-Delivery-Netzwerken oder zu anderen
Drittanbietern findet dabei nicht statt. Ihre IP-Adresse wird zu diesem Zweck an
keinen Dritten übermittelt.

7. Kontaktaufnahme

7.1 Kontaktformular

Wenn Sie uns über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen
angegebenen Daten – mindestens Name und E-Mail-Adresse sowie Ihre Nachricht – um
Ihre Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen
Vertragsschluss gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten
werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine
Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens nach sechs Monaten.

7.2 E-Mail und Telefon

Bei Kontakt per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung
des Anliegens. Es gelten dieselben Rechtsgrundlagen und Löschfristen wie in
Abschnitt 7.1.

7.3 Schutz der Formulare vor Missbrauch

Unsere Formulare lösen den Versand von E-Mails über unsere Domain aus. Damit sie
nicht automatisiert für Werbe- oder Betrugsnachrichten missbraucht werden, prüfen
wir jede Absendung. Dabei verarbeiten wir drei Angaben: ein für Sie unsichtbares
Zusatzfeld, das nur automatisierte Programme ausfüllen, die in Ihrem Browser
gemessene Zeitspanne zwischen dem Aufruf und dem Absenden des Formulars sowie
einen Streuwert („Hash“) Ihrer IP-Adresse. Der Streuwert wird mit einem geheimen
Schlüssel gebildet; die IP-Adresse selbst speichern wir für diesen Zweck
nicht. Es handelt sich um eine Pseudonymisierung im Sinne des Art. 4
Nr. 5 DSGVO, nicht um anonyme Daten.

Wird eine Absendung abgewiesen, halten wir in einem internen Protokoll Streuwert,
Formularkennung, Zeitpunkt und Grund der Abweisung fest – ohne den Inhalt
Ihrer Eingaben. Zusätzlich erhalten wir eine interne Hinweismail, die Ihre
Angaben enthält. Das geschieht in Ihrem Interesse: Sollte unser Schutz eine echte
Anfrage versehentlich abweisen, können wir sie trotzdem lesen und beantworten,
statt dass sie verloren geht.

Für diese Prüfung werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder
ausgelesen; es kommen keine Dienste Dritter zum Einsatz und es findet keine
Übermittlung an Dritte statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr von Missbrauch unserer Formulare
und im Schutz der Zustellfähigkeit unserer Absenderdomain (vgl. Erwägungsgrund 49
DSGVO).

Die Zähler der Mengenbegrenzung verlieren nach spätestens 24 Stunden ihre
Gültigkeit. Das Protokoll umfasst höchstens die 50 jüngsten Einträge und wird nach
sieben Tagen gelöscht. Für die Hinweismails gelten dieselben
Löschfristen wie für Anfragen nach Abschnitt 7.1. Sie können der Verarbeitung nach
Art. 21 DSGVO widersprechen; wenden Sie sich dazu an die in Abschnitt 2 genannte
Anschrift. Sie erreichen uns jederzeit auch ohne Formular per E-Mail oder Telefon.

8. Kundenkonto und Bestellabwicklung

Für die Bestellung eines Tarifs, eines Moduls oder eines Templates ist ein
Kundenkonto erforderlich. Wir verarbeiten dabei:

• Firmenname, Vor- und Nachname der Ansprechperson;
• Rechnungs- und ggf. abweichende Anschrift;
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• Zahlungsdaten je nach gewählter Zahlungsart;
• Bestell-, Vertrags- und Rechnungsdaten;
• Zugangsdaten sowie Zeitpunkt der letzten Anmeldung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Rechnungs- und Buchungsdaten
gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und
steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Kunden aus dem EU-Ausland gleichen wir
über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern bzw. das
MIAS-/VIES-System der Europäischen Kommission ab, um die steuerliche Behandlung
(Reverse-Charge) korrekt vorzunehmen. Rechtsgrundlage ist
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9. Zahlungsdienstleister

Je nach gewählter Zahlungsart geben wir die für die Abwicklung erforderlichen Daten
an den jeweiligen Zahlungsdienstleister weiter. Rechtsgrundlage ist
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9.1 Stripe (Kreditkarte)

Anbieter: Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal
Dock, Dublin, Irland. Kartendaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten
keine vollständigen Kartendaten. Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA
übermitteln. Für diese Übermittlung stützt sich Stripe auf
Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie auf die
Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.
Datenschutzhinweise: stripe.com/de/privacy

9.2 PayPal

Anbieter: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, 2449
Luxemburg. Bei Zahlung über PayPal werden Ihre Zahlungsdaten unmittelbar an PayPal
übermittelt.
Datenschutzhinweise: paypal.com

9.3 SEPA-Lastschrift

Bei Zahlung per SEPA-Lastschrift verarbeiten wir Ihren Kontoinhaber, die IBAN, die
Mandatsreferenz und das Mandatsdatum. Die Daten werden zur Einreichung der
Lastschrift an unser kontoführendes Kreditinstitut übermittelt. Das erteilte Mandat
bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Nachweispflichten auf.

9.4 Vorkasse per Überweisung

Bei Vorkasse verarbeiten wir Ihre Zahlungsdaten ausschließlich zum Abgleich des
Zahlungseingangs über unser Kreditinstitut.

9.5 Forderungsbeitreibung

Kommen Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen trotz Mahnung nicht nach, übermitteln wir
die zur Beitreibung erforderlichen Daten an ein von uns beauftragtes
Inkassounternehmen oder an einen Rechtsanwalt. Rechtsgrundlage ist
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an der Durchsetzung
offener Forderungen.

10. Bereitstellung und Betrieb Ihrer Perfex-Instanz

Nach Vertragsschluss richten wir automatisiert eine Ihnen zugeordnete Instanz ein.
Dabei verarbeiten wir Ihre Bestell- und Kontaktdaten, um Domain bzw. Subdomain,
Datenbank, Zugangsdaten und E-Mail-Postfächer anzulegen und Ihnen die Zugangsdaten
zuzusenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Daten in Ihrer Instanz: Für alle personenbezogenen Daten, die Sie
oder Ihre Nutzer in Ihre Instanz einbringen – etwa Daten Ihrer eigenen Kunden,
Interessenten und Beschäftigten – sind Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher.
Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter
auf Grundlage eines Vertrages nach Art. 28 DSGVO. Zugriff auf Ihre Instanz nehmen
wir nur, soweit dies für Betrieb, Wartung, Sicherheit oder eine von Ihnen
angeforderte Supportleistung erforderlich ist.

Zur Löschung Ihrer Daten nach Vertragsende gilt die Regelung in unseren
AGB.

11. Newsletter

Sie können unseren Newsletter abonnieren. Die Anmeldung erfolgt im
Double-Opt-in-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung senden wir Ihnen
eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Bestätigung nehmen wir Sie in den
Verteiler auf.

Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse sowie – zum Nachweis der Anmeldung – IP-Adresse
und Zeitpunkt von Anmeldung und Bestätigung. Rechtsgrundlage ist
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink
in jeder E-Mail oder per Nachricht an uns abbestellen. Nach Abmeldung löschen wir
Ihre Daten, soweit wir sie nicht zum Nachweis der früheren Einwilligung
aufbewahren müssen.

Kein externer Versanddienstleister: Wir versenden unseren
Newsletter ausschließlich über unsere eigene Infrastruktur auf den in Abschnitt 4
genannten Servern in Deutschland. Ihre E-Mail-Adresse und die zugehörigen
Anmeldedaten werden nicht an einen externen Versanddienstleister
übermittelt und verlassen unsere Systeme nicht. Eine Übermittlung in
Drittländer findet nicht statt.

Erfolgsmessung: [Nur beibehalten, wenn tatsächlich eingesetzt:] Unsere Newsletter können einen Zählpixel enthalten, mit dem wir erkennen, ob und
wann eine E-Mail geöffnet und welche Links angeklickt wurden. Diese Auswertung
erfolgt nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die
Sie bei der Newsletter-Anmeldung erteilen und jederzeit widerrufen können. Ohne
Ihre Einwilligung findet keine Öffnungs- oder Klickmessung statt.

12. Webanalyse und Reichweitenmessung

Die folgenden Dienste setzen wir ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen
Einwilligung über unser Consent-Banner ein. Rechtsgrundlage ist
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG für das Speichern von
Informationen auf Ihrem Endgerät. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die
Cookie-Einstellungen im Seitenfuß mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

12.1 Google Analytics und Google Search Console (Google Site Kit)

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um Ihre Nutzung
dieser Website auszuwerten. Verarbeitet werden unter anderem gekürzte IP-Adresse,
aufgerufene Seiten, Verweildauer, Referrer, ungefährer Standort, Geräte- und
Browserinformationen sowie eine pseudonyme Nutzerkennung. Die IP-Anonymisierung ist
aktiviert.

Eine Übermittlung in die USA an die Google LLC kann nicht ausgeschlossen werden.
Google stützt sich hierfür auf Standardvertragsklauseln nach
Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie auf die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy
Framework. Wir weisen darauf hin, dass US-Behörden unter Umständen auf diese Daten
zugreifen können und Ihnen dagegen möglicherweise keine wirksamen Rechtsbehelfe
zur Verfügung stehen.

Speicherdauer: zwei Monate (kürzester in Google Analytics 4 wählbarer Wert).
Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy

12.2 Microsoft Bing Webmaster Tools und Universal Event Tracking

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County
Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Verarbeitet werden Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Referrer, Geräte- und
Browserinformationen sowie IP-Adresse. Eine Übermittlung in die USA an die
Microsoft Corporation kann stattfinden; Microsoft stützt sich auf
Standardvertragsklauseln und die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy
Framework.
Datenschutzhinweise: privacy.microsoft.com

12.3 Microsoft Clarity

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited (Anschrift wie in Abschnitt 12.2).

Microsoft Clarity zeichnet Ihr Verhalten auf dieser Website auf, um daraus
Heatmaps und Sitzungsaufzeichnungen zu erstellen. Erfasst werden unter anderem
Mausbewegungen, Scrollverhalten, Klicks, Seitenaufrufe, Bildschirmauflösung,
Geräte- und Browserinformationen sowie eine gekürzte IP-Adresse.

Hinweis: Sitzungsaufzeichnungen können auch Eingaben in Formulare
erfassen. Wir haben Clarity so konfiguriert, dass Eingabefelder maskiert werden und
keine Klartextinhalte aufgezeichnet werden. Eine Übermittlung in die USA an die
Microsoft Corporation kann stattfinden; es gelten die in Abschnitt 12.2 genannten
Garantien.

Speicherdauer: 30 Tage.
Datenschutzhinweise: privacy.microsoft.com

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung
erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet
sind. Empfänger sind insbesondere:

• der Rechenzentrums- und Serverbetreiber (Hetzner Online GmbH);
• Zahlungsdienstleister und Kreditinstitute;
• der Anbieter unserer Einwilligungsverwaltung;
• Anbieter der eingesetzten Analysedienste, sofern Sie eingewilligt haben;
• Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und – im Fall offener Forderungen –
  Inkassodienstleister oder Rechtsanwälte;
• Behörden und Gerichte im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen.

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht,

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO);
• deren Berichtigung zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
• deren Löschung zu verlangen (Art. 17 DSGVO);
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO);
• Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu
  erhalten (Art. 20 DSGVO);
• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen
  (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Daten auf
Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können
Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben,
widersprechen. Bei einer Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie
jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Für uns zuständige Aufsichtsbehörde:
Sächsischer Datenschutzbeauftragter
Devrientstraße 5, 01067 Dresden
www.saechsdsb.de

15. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch
vertraglich vorgeschrieben. Für den Abschluss eines Vertrages benötigen wir jedoch
die in Abschnitt 8 genannten Daten. Ohne diese Angaben können wir keinen Vertrag
mit Ihnen schließen und keine Instanz bereitstellen.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach
Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere
Leistungen oder die Datenverarbeitung ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite
veröffentlichte Fassung.